E-Mail-Security: Wie Ihre Mails auch 2025 ankommen

Es mag viele wilde Prognosen für dieses neue Jahr geben. Für das Thema E-Mail-Security nenne ich Ihnen eine ganz unstrittige: Die E-Mail bleibt das wichtigste Kommunikationsmittel und gleichzeitig das Haupteinfallstor für Hackerangriffe. Die Probleme Spam und Phishing werden uns weiter begleiten, die Angriffe werden ausgefeilter. Durch die Unterstützung von KI ist es nun möglich, Texte nicht nur in großen Mengen, sondern auch hochgradig personalisiert zu erstellen.  Schäden wie durch die täuschend echte Mail vom Chef, die eine dringende Überweisung fordert, werden auch dieses Jahr wieder in die Millionenhöhe gehen.  

Strengere „Ausweiskontrollen“ gegen betrügerische E-Mails

Ein zentrales Problem bei E-Mails ist das „Spoofing“, also das Vortäuschen einer fremden Identität. Als Gegenmaßnahme steht das Thema E-Mail-Authentifizierung immer mehr im Mittelpunkt. Im Klartext: Die Absender von E-Mails müssen sich technisch ausweisen und ihre Echtheit verifizieren können. Sonst wandern sie in den Papierkorb oder in die Spam-Quarantäne. 

Um der wachsenden Flut betrügerischer E-Mails zu begegnen, haben große E-Mail-Anbieter wie Yahoo und Gmail im letzten Jahr ihre Richtlinien deutlich verschärft und verlangen zunehmend die Einhaltung von Authentifizierungsstandards für geschäftliche E-Mail-Absender. In diesem Jahr werden die Schutzwälle voraussichtlich weiter ausgebaut. 

Damit sind nun alle Unternehmen und Organisationen gefordert, entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Denn überall werden Tools für den Massenversand von E-Mails eingesetzt und eine hohe Zustellrate ist unabdingbar. Sei es für den Newsletter, wichtige Kundeninformationen oder Einladungen zu Veranstaltungen. 

DMARC & Co.: Sicher mit Gütesiegel 

Machen wir einen kurzen Exkurs in die Technik. Bei der Authentifizierung von E-Mails-Absendern kommen drei entscheidende Standards ins Spiel: SPF, DKIM und DMARC. Wie ein Wasserzeichen in Ihrem Geschäftspapier sorgen diese dafür, dass E-Mails als von Ihrem Unternehmen stammend verifiziert werden können. Was steckt jetzt im Einzelnen hinter diesen kryptischen Kürzeln? 

Neben diesen Standards gibt es mit BIMI (Brand Indicators for Message Identification) eine weitere Möglichkeit, Vertrauen beim Empfänger zu schaffen: über das eigene Firmenlogo neben dem Absender. Unterstützt wird der Standard bereits von vielen Anbietern wie Apple (ab iOS 16), Google (Gmail) oder Yahoo. Die Implementierung von BIMI in Unternehmen steckt aber derzeit noch in den Startlöchern, die Verbreitung ist gering. 

Natürlich darf beim Thema E-Mail auch eine End-2-End-Verschlüsselung und Signierung nicht fehlen. Aber das sind Themen für einen eigenen Beitrag. Und grundsätzlich gilt bei all diesen technischen Feinheiten: Wir dürfen nicht den menschlichen Aspekt vergessen! Ob eine E-Mail kritisch betrachtet oder ein Link einfach angeklickt wird, hängt entscheidend von der Awareness ab. 

Zentrale Lösungen entlasten Administration 

IT-Administratoren, die meist unter Zeitdruck arbeiten und mehrere Domains und Konfigurationen verwalten müssen, stehen vor einer großen Herausforderung. Allein die Einrichtung und Pflege sicherer DMARC-Policies ist eine komplexe Aufgabe. 

Moderne Lösungen automatisieren diese zeitaufwändigen Prozesse. Statt einzelne Sicherheitsmaßnahmen manuell zu koordinieren, kann eine zentrale Plattform den gesamten Prozess reibungsloser und effizienter gestalten - unabhängig davon, welche neuen Regeln in Zukunft auftauchen. 

Solche Lösungen ermöglichen eine schnelle und einfache Umsetzung der notwendigen Konfigurationen und bieten intuitive Benutzeroberflächen, um DMARC Best Practices und TLS-Einstellungen für mehrere Domains zu verwalten. Dazu gehört auch die Verwaltung der erforderlichen DNS-Einträge und die einfache Einrichtung von BIMI-E-Mail-Branding in wenigen Sekunden. 

E-Mail-Sicherheit muss heute nicht mehr mit viel manuellem Aufwand verbunden sein. Was früher tägliche Routine war, kann heute auf wöchentlicher Basis mit automatisch generierten Reports und nur wenig manueller Nacharbeit erledigt werden. 

Fazit: Machen Sie 2025 zum Jahr der E-Mail-Sicherheit 

Befragen Sie doch einmal Ihre Admins, welcher Aufwand ausschließlich für E-Mail-Security anfällt: Wie gut wird Spam & Phishing automatisch erkannt und herausgefiltert? Wie lange wird händisch in der Spam-Quarantäne nachsortiert?  

Und umgekehrt: Sind alle Konfigurationen so eingerichtet, dass Sie sich als der tatsächliche Absender von E-Mails ausweisen können und wird dies regelmäßig überprüft? Schaffen Sie Abhilfe, damit sich Ihre IT wieder ihren Kernaufgaben widmen kann. Treten Sie gerne mit uns in Kontakt, um über passende Lösungen und Managed Services zu sprechen. 

Zum Thema Authentifizierung lege ich Ihnen auch das kommende Webinar „Neue Authentifizierungsstandards in der E-Mail-Kommunikation“ (17. Februar, 14h) and Herz. Hier werden Sie auf den neusten Stand gebracht und erfahren, wie Sie die Anforderungen schnell und einfach umsetzen.

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