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đź“§ Outlook Regeln: So organisieren Sie Ihr Postfach automatisch

Chaos im Posteingang ▶️ Unser Tech-Tutorial zeigt, wie Sie mit Outlook Regeln automatisch sortieren und Ihr Mail-Setup optimieren.


Einleitung

E-Mail-Flut im Arbeitsalltag? Wir unterstĂĽtzen Sie.

Laut einer Prognose von Statista soll sich die Anzahl der täglich versendeten und empfangenen E-Mails weltweit im Jahr 2024 auf 361,6 Milliarden belaufen. Und das Wachstum geht weiter: Bis 2028 wird ein Volumen von 424,2 Milliarden E-Mails pro Tag erwartet. Âą Kein Wunder, dass viele Postfächer aus allen Nähten platzen. Wenn auch Sie regelmäßig nach der einen wichtigen Nachricht suchen oder sich von Benachrichtigungen gestört fĂĽhlen, ist es Zeit fĂĽr klare Strukturen. In diesem Tutorial zeigen wir Ihnen Schritt fĂĽr Schritt, wie Sie mit Outlook Regeln Ihr Postfach automatisch organisieren – effizient, ĂĽbersichtlich und stressfrei. 

Inhalte đź“§ Outlook Regeln: So organisieren Sie Ihr Postfach automatisch

  1. Warum Outlook Regeln echte Gamechanger sind
  2. Schritt-fĂĽr-Schritt: Outlook Regel erstellen
  3. Fazit: Outlook Regeln sparen Zeit, schaffen Struktur und fördern Fokus
  4. Kontaktformular
Mehr Fokus, weniger Klicks

Warum Outlook Regeln echte Gamechanger sind

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Regelmäßig checken wir im Arbeitsalltag unsere E-Mails, wenn wir aus dem Urlaub kommen, haben wir Minimum 100 ungelesene Mails – Tendenz steigend. Das Problem: Je voller das Postfach, desto schwerer fällt es, Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden. Mit Outlook Regeln lassen sich E-Mails automatisch sortieren, kennzeichnen, weiterleiten oder sogar stummschalten. Das spart Zeit, reduziert Ablenkung und sorgt fĂĽr einen klaren Ăśberblick – gerade im hektischen Arbeitsalltag. Eine Untersuchung der University of California, Irvine, zeigt: Wer bei der Arbeit regelmäßig durch E-Mails unterbrochen wird, braucht im Schnitt 23 Minuten, um wieder konzentriert weiterzuarbeiten.² Outlook Regeln helfen dabei, diese Störungen systematisch zu reduzieren – und machen so den Weg frei fĂĽr konzentrierteres Arbeiten. 

Outlook Regel mit zwei Bedingung erstellen

Wir zeigen Ihnen im Blog-Artikel: Outlook Regeln: So organisieren Sie Ihr Postfach automatisch, wie Sie E-Mails automatisch verarbeiten, die nur an Sie gesendet wurden und bestimmte Wörter im Betreff enthalten – z.B. „To Do“, „Dringend“ oder „Projekt XY“.

Tipp

Outlook Regeln organisieren auf Youtube

Linda Schätzle zeigt Ihnen kompakt, wie Sie mithilfe von Outlook Regeln im Postfach Ordnung schaffen und automatisiert Mails in bestimmte Zielordner verschieben. Schauen Sie das „TechTutorial: Mit Outlook Regeln zu einem aufgeräumten Postfach“ auf unserem Medialine Group Youtube-Kanal. 

 

Jetzt selbst ausprobieren

Outlook Regeln Schritt fĂĽr Schritt einrichten

Schritt 1: Regelverwaltung öffnen

Navigieren Sie in Outlook ĂĽber die Registerkarte „Datei“ zu den Kontoinformationen. Klicken Sie dort auf „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“. 

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Schritt 2: Neue Regel anlegen

Im Fenster „Regeln und Benachrichtigungen“ klicken Sie oben links auf „Neue Regel…“

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Exskurs

Ein Blick in den Regel-Assistenten

Bevor Sie die Bedingungen definieren, gibt Ihnen der Regel-Assistent einen Ăśberblick ĂĽber die verschiedenen Vorlagen, mit denen sich typische Szenarien schnell abbilden lassen. 

Sie haben die Wahl zwischen drei Bereichen:

  1. Den Überblick behalten: Regeln zum Sortieren, Verschieben oder Markieren – z. B. nach Absender oder Betreff
  2. Auf dem Laufenden bleiben: Regeln zur Benachrichtigung – z. B. Sound abspielen oder Pop-up anzeigen
  3. Regel ohne Vorlage erstellen: Ideal fĂĽr individuelle Regeln, wie in diesem Tutorial 

In unserem Beispiel nutzen wir bewusst keine Vorlage, sondern starten mit einer leeren Regel, um die Bedingungen selbst zu definieren. 

 

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Schritt 3: Regel ohne Vorlage erstellen

Wählen Sie unter „Regel ohne Vorlage erstellen“ die Option: „Regel auf von mir empfangene Nachrichten anwenden“. Klicken Sie anschließend auf "Weiter".

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Schritt 4: Bedingungen definieren

Aktivieren Sie im nächsten Fenster folgende Bedingung: „mit bestimmten Wörtern im Betreff“. Klicken Sie auf den unterstrichenen Link „mit bestimmten Wörtern“, um Ihre SchlĂĽsselbegriffe einzutragen (z. B. „Projekt“, „To Do“, „Dringend“). 

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Schritt 5: Aktionen festlegen

Legen Sie fest, was mit diesen E-Mails passieren soll, z. B.: 

đź“‚ In einen Ordner verschieben

âś… Mit einer Kategorie versehen

▶️ Weiterleiten oder kennzeichnen

 

Regel auf bestehende Mails anwenden

Outlook-Regeln gelten standardmäßig nur für neue eingehende E-Mails. Sie möchten aber auch in Ihren bestehenden Posteingang aufräumen? Kein Problem:

  • Ă–ffnen Sie erneut „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“
  • Klicken Sie auf „Regeln jetzt anwenden“
  • Wählen Sie Ihre neue Regel aus und fĂĽhren Sie sie aus 

Tipp: Wenn viele Mails betroffen sind, kann der Vorgang kurz dauern. 

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Regeln priorisieren und Chaos vermeiden

Wenn Sie mehrere Regeln parallel nutzen, kann es zu Konflikten kommen. 
So legen Sie die Reihenfolge und Priorität Ihrer Regeln fest:

  1. Öffnen Sie „Regeln und Benachrichtigungen verwalten“
  2. Nutzen Sie die Pfeile, um Regeln nach oben oder unten zu verschieben
  3. Bei Bedarf: Aktivieren Sie in einer Regel die Option „Verarbeitung weiterer Regeln beenden“ – damit wird die AusfĂĽhrung danach gestoppt 

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Fazit

Outlook Regeln sparen Zeit, schaffen Struktur und fördern Fokus

E-Mails mĂĽssen kein Stressfaktor sein, wenn Sie die richtigen Werkzeuge nutzen. Mit Outlook Regeln lassen sich eingehende Nachrichten gezielt steuern, automatisch sortieren und priorisieren. Besonders bei hohem Mail-Aufkommen profitieren Sie von mehr Ăśbersicht, reduzierten Unterbrechungen und einem strukturierten Arbeitsalltag. Ob Sie Ihr Postfach organisieren oder produktiver arbeiten möchten: Outlook Regeln sind ein unterschätztes, aber effektives Werkzeug fĂĽr modernes E-Mail-Management. 

 

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