KI-Bots im Einsatz: Voice- und Chatbots entlasten Sie im Servicealltag

Intelligenter Service beginnt beim Bot – und endet beim Menschen

KI verändert unsere Arbeitswelt sukzessive – in Unternehmen ebenso wie in öffentlichen Einrichtungen. Bots sind längst Teil unseres Alltags, beispielsweise beim Online-Shopping, im Chat mit Dienstleistern oder bei Terminvereinbarungen. Im Business-Umfeld hingegen werden ihre Möglichkeiten noch zu selten genutzt. Dabei kann Künstliche Intelligenz Abläufe vereinfachen, die Servicequalität verbessern und Fachkräfte spürbar entlasten. 

Effizienz durch Entlastung

Das Entscheidende ist: KI ersetzt Menschen nicht, sondern unterstützt sie. Intelligente Systeme übernehmen Routineaufgaben, analysieren Anfragen und leiten sie an die richtigen Stellen weiter. Auf diese Weise bleibt mehr Zeit für Tätigkeiten, die Erfahrung und Urteilsvermögen erfordern. Entscheidend ist eine durchdachte Einführung: Richtig geplant und integriert, steigert KI langfristig und nachhaltig Effizienz und Qualität zugleich. 

Wenn Prozesse fließen

In vielen Organisationen entstehen täglich hunderte standardisierte Interaktionen wie Statusabfragen oder Formularanfragen. Um die Mitarbeitenden zu entlasten, bündeln KI-gestützte Lösungen wie Talkdesk, Wildix oder Luware die Kommunikation, priorisieren Anfragen automatisch und liefern Antworten in Echtzeit. Das sorgt für klar strukturierte Abläufe und verkürzt Reaktionszeiten erheblich. 

Use Case: Prozessoptimierung in der Industrie

In einem Produktionsunternehmen gehen täglich zahlreiche Service- und Supportmeldungen ein – von Maschinenbedienern, Servicetechnikern und Partnerbetrieben. Viele betreffen wiederkehrende Themen wie Störungen, Wartungsintervalle oder Ersatzteilanfragen. Die Bearbeitung erfolgt meist manuell, was Zeit kostet und zu Doppelarbeit führt.

Eine KI-gestützte Plattform auf Basis von Talkdesk analysiert eingehende Anfragen automatisch, bewertet sie nach Dringlichkeit und leitet sie an den passenden Fachbereich weiter. Das System erkennt technische Begriffe, Maschinentypen oder Fehlercodes und ordnet sie vorhandenen Daten oder Servicefällen zu.

Parallel werden historische Störungs- und Sensordaten einbezogen. So kann die KI Wartungsbedürfnisse vorhersagen und auf potenzielle Ausfälle hinweisen. Statt auf Störungen zu reagieren, plant die Instandhaltung proaktiv und steuert Wartungsfenster gezielt. Zusätzlich unterstützt eine prädiktive Fehleranalyse die Techniker bei der Ursachenfindung: Das System vergleicht aktuelle Symptome mit früheren Fällen und schlägt mögliche Lösungen vor. Dadurch sinken Ausfallzeiten und die Anlagenverfügbarkeit steigt – ohne zusätzlichen Personalaufwand. 

Dienstleistung: Mehr Zeit für den Menschen 

Wer im Dienstleistungssektor arbeitet, weiß: Es zählen Geschwindigkeit und Erreichbarkeit. KI-Systeme eröffnen hier neue Möglichkeiten und übernehmen die Erstbearbeitung einfacher Anfragen zu Themen wie Buchungen, Rechnungen oder Vertragsdetails. Die komplexeren Anliegen hingegen landen gezielt und direkt bei den passenden Ansprechpersonen. So bleibt den Mitarbeitenden mehr Zeit für das, was Menschen besser können: zuhören, beraten und Vertrauen aufbauen. 

Use Case: Effizientere Abläufe in der Wohnungswirtschaft mit Wildix 

In der Wohnungswirtschaft spielt Kommunikation eine zentrale Rolle. Eine Genossenschaft mit mehreren Standorten erhält täglich zahlreiche Anfragen – von Schadensmeldungen bis zu Vertragsänderungen. Häufig landen diese Anfragen zunächst unsortiert in der Zentrale, was zu Rückfragen und Verzögerungen führt. 

Mit der Kommunikationsplattform Wildix wurde die Erreichbarkeit vereinheitlicht. Alle Anrufe und Nachrichten laufen zentral über das System, egal ob im Büro, Außendienst oder Homeoffice. Eine intelligente Rufverteilung sorgt dafür, dass Anliegen direkt an den richtigen Ansprechpartner gehen. Über Schnittstellen zu ERP- oder Ticketsystemen werden Vorgänge automatisch dokumentiert – inklusive Zeitstempel und Zuständigkeit. 
So entsteht ein klarer Informationsfluss: Standardfälle werden automatisiert bearbeitet, komplexe Themen bleiben beim Menschen.