Das neue Microsoft Outlook für Unternehmen – Alles, was Sie wissen müssen

Neues Outlook vs. klassisches Microsoft Outlook – Soll ich es wagen umzusteigen?  

Die automatische Umstellung vom klassischen Microsoft Outlook aufs neue Outlook sorgt nicht nur bei Businesskunden für reichlich Gesprächsstoff. Viele Anwender fragen sich: Lohnt sich der Wechsel vom altbewährten Outlook zu der modernen Version? Während das neue Outlook mit einem frischen Design, verbesserter Integration und neuen Funktionen aufwartet, gibt es auch einige “Kinderkrankheiten”, die vor einem Umstieg bedacht werden sollten. Vor allem die Tatsache, dass das neue Outlook nicht mit lokalen Exchange Servern und Active Directory-Verbunddiensten (AD FS) funktioniert, lässt IT-Administratoren die Stirn runzeln. Des Weiteren ist vielen Anwendern nicht bewusst, dass das neue Outlook im Wesentlichen eine Web-App ist, die serverseitige Funktionen von Microsoft nutzt. Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern, beleuchten wir im folgenden Beitrag, was das neue Outlook bietet, welche Probleme aktuell noch auftreten und worauf Sie achten sollten, bevor Sie den Umstieg wagen.  

Ein kleiner Tipp: Wenn Sie bereits auf das neue Outlook umgestiegen sind, können Sie jederzeit zum klassischen Outlook zurückkehren. Dafür einfach die Schaltfläche rechts oben in Ihrem Outlook nutzen.  

Was ist am neuen Outlook anders?  

Das neue Outlook präsentiert sich in einem moderneren, aufgeräumten Design, das sich nahtlos in die Microsoft 365 Suite integriert. Zu den Kernvorteilen gehören: 

Modernisierte Benutzeroberfläche:

Die Oberfläche wurde neugestaltet, um ein intuitiveres Arbeiten zu ermöglichen. Klare Menüs und eine konsistente Darstellung in sämtlichen Office-Anwendungen sollen den Workflow vereinfachen. 

Verbesserte Integration:

Dank der tieferen Verbindung mit OneDrive, SharePoint und Teams ist der Datenaustausch zwischen E-Mail, Kalender und Dokumenten reibungsloser gestaltet. So werden Informationen schneller auffindbar und einfacher teilbar.  

Optimierte Cloud-Anbindung:

Das neue Outlook setzt verstärkt auf Cloud-Funktionen, was den Zugriff auf Daten von verschiedenen Endgeräten erleichtert und die Zusammenarbeit in verteilten Teams unterstützt.  

Neue Funktionen:

Das neue Outlook bietet neue, praktische Funktionen wie die Zusammenfassung von Besprechungen, das Beibehalten abgelehnter Besprechungen, das Planen einer Besprechung mit Copilot über einen E-Mail-Thread, das Erstellen von Kategorie-Favoriten, das Anheften von Nachrichten u.v.m. 

Auch im Videoformat: Outlook-Update… oder Downgrade? - Alle Vor- und Nachteile

Welche Schwachstellen hat das neue Outlook? 

Trotz der vielversprechenden Neuerungen gibt es derzeit noch einige “Kinderkrankheiten”, die das neue Outlook aufweist. Beispiele dafür sind:  

• Kompatibilitätsprobleme mit Add-ins 
  Viele Nutzer berichten, dass gängige Add-ins und individuelle Erweiterungen, die in der klassischen Version reibungslos funktionieren, im neuen Outlook noch nicht vollständig unterstützt werden. Das kann zu Einschränkungen im Arbeitsalltag führen, wenn spezialisierte Tools fehlen oder nicht richtig integriert sind. 

• Stabilität- und Performance 
  Einige Anwender haben von gelegentlichen Abstürzen, längeren Ladezeiten und Synchronisationsproblemen berichtet. Besonders in Umgebungen mit vielen E-Mail-Konten oder umfangreichen Kalenderdaten treten diese Probleme verstärkt auf. 

• Fehlende Funktionen 
  Auch wenn das neue Outlook viele moderne Features bietet, fehlen in manchen Bereichen noch Funktionen oder sind nur teilweise verfügbar, die im klassischen Outlook Standard sind. Beispiele dafür: Freigabe von Postfächern als Konten, Zugriffsrechte für Stellvertretung, Herstellen einer Verbindung mit Outlook von einer SharePoint Website, Öffnen und Suchen von Elementen in Outlook-Datendateien (.PST), SharePoint-Kalendersynchronisierung, bedingte Formatierung, Schnellbausteine, Abstimmungsschaltflächen. Obwohl laufend an der Weiterentwicklung des neuen Outlook gearbeitet wird, gibt es derzeit mehr fehlende und teilweise verfügbare Funktionen als neue.  

• Keine Nutzung mit lokalen Exchange Servern
  Seitens Microsoft wird eine Nutzung des neuen Outlooks in Zusammenhang mit lokalen Exchange Servern und Active Directory-Verbunddiensten (AD FS) derzeit noch untersucht. Anwender und IT-Administratoren berichten darüber, dass dies nicht möglich ist und Nutzer beispielsweise keine E-Mails mehr bearbeiten können. Ob und wann diese Funktion im neuen Outlook einwandfrei zur Verfügung steht, ist noch nicht klar. Wir empfehlen in diesem Fall beim klassischen Outlook zu bleiben bzw. dorthin zurückzukehren.  
  

Für alle, die sich fragen: “Wie wechsle ich auf das neue Outlook?” 

Worauf Sie vor und bei einem Wechsel auf das neue Outlook achten sollten: 

Vielen Nutzern ist nicht bewusst, dass das neue Outlook im Wesentlichen eine Web-App ist, die serverseitige Funktionen von Microsoft nutzt. So werden die E-Mails der Nutzer über Microsoft-Server abgerufen. Das kann unter Umständen zu Problemen mit den Sicherheits- und Compliance-Richtlinien des Unternehmens führen, da sensible Daten auf externen Servern verarbeitet werden. 

Bevor Sie sich für einen Wechsel entscheiden, sollten Sie einige Punkte bedenken: 

• 🏁 Testphase einplanen 
  Nutzen Sie die Möglichkeit, das neue Outlook in einer Testumgebung oder im Rahmen eines Pilotprojekts auszuprobieren. So können Sie feststellen, ob die bestehenden Arbeitsprozesse reibungslos übernommen werden können und ob die bekannten “Kinderkrankheiten” in Ihrem spezifischen Setup bereits behoben sind. 

• ➕Add-in-Kompatibilität prüfen 
  Falls Sie auf bestimmte Add-ins oder individuelle Anpassungen angewiesen sind, sollten Sie vorab klären, ob diese auch in der neuen Version voll funktionsfähig sind. Ein fehlender Funktionsumfang in diesem Bereich kann den Umstieg erheblich erschweren. 

• 🔄 Funktionen und Updates 
  Informieren Sie sich über den aktuellen Stand der Updates. Microsoft arbeitet kontinuierlich an der Verbesserung des neuen Outlooks. Eine regelmäßige Überprüfung des Funktionsvergleiches kann hier helfen, auf dem Laufenden zu bleiben. 

• 👥Benutzergewohnheiten beachten 
  Der Wechsel von der alten zur neuen Benutzeroberfläche erfordert eine gewisse Umgewöhnungsphase. Wer jahrelang mit der etablierten Version gearbeitet hat, könnte zunächst Schwierigkeiten haben, sich an die neue Menüführung und die veränderten Arbeitsabläufe zu gewöhnen 

Unser Fazit: Wechsel wagen oder lieber abwarten? 

Für Anwenderinnen und Anwender, die auf Stabilität und einen reibungslosen Workflow angewiesen sind, kann es sinnvoll sein, zunächst abzuwarten, bis die anfänglichen Probleme ausgeräumt sind und alle genutzten Erweiterungen voll kompatibel sind. Wer hingegen offen für Neuerungen ist und bereit ist, mögliche Anfangsschwierigkeiten in Kauf zu nehmen, der kann die Chance nutzen und frühzeitig von den Vorteilen der neuen Architektur profitieren. Letztlich empfiehlt es sich, den Wechsel sorgfältig zu testen und die individuellen Anforderungen des eigenen Arbeitsumfelds zu berücksichtigen. 

Wer bereits auf das neue Outlook umgestiegen ist, hat jederzeit die Möglichkeit zum klassischen Outlook zurückzukehren – dafür einfach die Schaltfläche rechts oben im Outlook nutzen.  

Falls Sie ein Geschäfts-, Schul- oder Unikonto in Outlook nutzen und die Schaltfläche nicht sichtbar ist, könnte der Administrator in Ihrer Organisation diese Funktion deaktiviert haben. Bitte wenden Sie sich in diesem Fall an Ihren IT-Administrator, um Unterstützung zu erhalten.  

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Wir von Medialine stehen Ihnen gerne bei allen Fragen rund um das neue Outlook sowie zur Integration und Migration von Microsoft M365 Business und Microsoft 365 Premium zur Verfügung. Bei Interesse oder Rückfragen melden Sie sich einfach unter sales.at@medialine.com oder füllen Sie u.a. Kontaktformular aus. Wir freuen uns auf Sie!