KI im Einsatz, aber der Produktivitätsschub bleibt aus?

Warum KI im Arbeitsalltag oft an ihre Grenzen stößt 

Ein Beispiel aus dem Vertrieb: Ein Mitarbeiter soll ein Angebot für einen Bestandskunden erstellen.

Dafür benötigt er Kundendaten aus dem CRM, aktuelle Preise, die passende Angebotsvorlage und möglicherweise eine Freigabe für bestimmte Rabatte.

Ein KI-Assistent kann ihm beim Formulieren des Angebots helfen. Wenn die erforderlichen Informationen jedoch über verschiedene Anwendungen verteilt sind, muss der Mitarbeiter sie weiterhin selbst zusammensuchen und übertragen.

Das Problem betrifft nicht nur den Vertrieb. In vielen Unternehmen stehen einer produktiveren KI-Nutzung ähnliche Hindernisse im Weg:

Wie KI zu mehr Produktivität führt  

Weitere KI-Werkzeuge allein lösen diese Probleme nicht. Unternehmen müssen die Voraussetzungen schaffen, damit KI selbstständig innerhalb ihrer bestehenden Prozesse arbeiten und Mitarbeitende von zeitaufwendigen manuellen Tätigkeiten entlasten kann.

Dafür benötigt sie Zugang zu den relevanten Systemen und klare Vorgaben für die einzelnen Arbeitsschritte.

Wiederkehrende Abläufe lassen sich als sogenannte "Skills" festhalten. Sie beschreiben, welche Informationen benötigt werden, welche Schritte auszuführen sind und welche Regeln dabei gelten.

Bei der Angebotserstellung könnte ein entsprechend eingerichtetes KI-System beispielsweise:

Kundendaten im CRM prüfen,

aktuelle Preise auslesen und

das Angebot anhand einer Vorlage erstellen.

Ist eine Rabattfreigabe erforderlich, wird diese nach den hinterlegten Regeln eingeholt.

Einmal erstellt und freigegeben, können solche Skills wiederverwendet werden. Mitarbeitende müssen der KI nicht bei jeder Anfrage erneut den gesamten Ablauf erklären.

Aufgaben lassen sich dabei unterschiedlich anstoßen: durch eine direkte Anweisung, nach einem festgelegten Zeitplan oder automatisch durch ein bestimmtes Ereignis.

So könnte beispielsweise auch die Bearbeitung einer eingehenden Rechnung ausgelöst oder ein regelmäßiger Vertriebsbericht vorbereitet werden.

CompanyAI Works: KI für die tatsächlichen Arbeitsabläufe 

Mit CompanyAI Works hat CYBERDYNE ein KI-Betriebssystem entwickelt, das diesen Ansatz in die Praxis überträgt.

Die Plattform verbindet KI über Schnittstellen mit bestehenden Unternehmensanwendungen wie Microsoft 365, CRM- oder ERP-Systemen.

Mitarbeitende können Aufgaben in eigenen Worten beschreiben. Hinterlegte Skills und Routinen steuern die Bearbeitung nach definierten Regeln.

Dabei entstehen nicht nur Antworten im Chat. CompanyAI WORKS kann Informationen aus mehreren Quellen zusammenführen, mehrstufige Aufgaben bearbeiten und Ergebnisse beispielsweise als Excel-, Word- oder PDF-Dateien bereitstellen.

Die Lösung wird individuell im Azure-Tenant des Unternehmens eingerichtet und an dessen vorhandene Systeme und Prozesse angepasst.

Sicherheit und Kontrolle sind Bestandteil des Konzepts. Unternehmen können Berechtigungen und Gruppenfreigaben festlegen. Die ausgeführten Arbeitsschritte sind nachvollziehbar, und erforderliche Freigaben lassen sich in den Abläufen berücksichtigen.

CYBERDYNE begleitet die technische Einrichtung und die Entwicklung der ersten Anwendungsfälle. Der vorgesehene Einführungsablauf umfasst vier Wochen: von der Einrichtung im Azure-Tenant bis zum Start mit einer Pilotgruppe.