📚 SharePoint-Tutorial: praktische Tipps für Dateien und Zusammenarbeit

So nutzen Sie SharePoint im Arbeitsalltag richtig

Wer mit Microsoft 365 arbeitet, kommt an SharePoint kaum vorbei. Denn überall dort, wo Dokumente gemeinsam genutzt, Dateien strukturiert abgelegt oder Teambereiche aufgebaut werden, spielt die Plattform eine wichtige Rolle. Trotzdem wird das Potenzial der Plattform oft nur teilweise genutzt: Dateien liegen dezentral, Freigaben sind unübersichtlich und Teams arbeiten nicht immer so effizient zusammen, wie es eigentlich möglich wäre. In diesem SharePoint-Tutorial zeigen wir Ihnen die wichtigsten Grundlagen und geben Ihnen praktische Tipps für den Einstieg. So wird SharePoint zu einem Werkzeug, das die Zusammenarbeit im Team spürbar erleichtert!

Inhalte 📚 SharePoint-Tutorial: praktische Tipps für Dateien und Zusammenarbeit

1. Was ist SharePoint
   
2. So unterstützt SharePoint die Zusammenarbeit im Team
3. SharePoint-Tutorial: 7 praktische Tipps für den Arbeitsalltag
4. Zusätzliche Tipps für den Umgang mit SharePoint
5. Kontaktformular: SharePoint und Microsoft 365 sinnvoll im Unternehmen nutzen
6. FAQ

Was ist SharePoint?

SharePoint ist eine webbasierte Plattform von Microsoft für die Zusammenarbeit, Dateiablage und Informationsorganisation in Unternehmen. Innerhalb von Microsoft 365 dient SharePoint vor allem als zentrale Anlaufstelle, um Dokumente sicher zu speichern, gemeinsam zu bearbeiten und Informationen im Team bereitzustellen.

Typische Einsatzbereiche

• Zentrale Dokumentenablage 📂
• Gemeinsame Projektbereiche 🏢
• Teamwebsites für Abteilungen 🌐
• Interne Informationsseiten ℹ️
• Strukturierte Zusammenarbeit mit Berechtigungen und Freigaben 👥

So unterstützt SharePoint die Zusammenarbeit im Team

Im Alltag zeigt sich oft schnell, wie gut die Zusammenarbeit rund um Dateien wirklich funktioniert. Liegt ein Dokument nur lokal, kursieren mehrere Versionen per Mail. Oder es ist unklar, wer woran gerade arbeitet. So wird selbst aus einer kleinen Aufgabe schnell unnötiger Abstimmungsaufwand.

Mit SharePoint können Sie

So arbeiten Sie mit Sharepoint

Um mit SharePoint zu arbeiten, benötigen Sie Zugriff auf Microsoft 365 beziehungsweise auf die SharePoint-Umgebung Ihres Unternehmens. Viele Funktionen lassen sich direkt im Browser nutzen, etwa das Öffnen, Hochladen und Teilen von Dateien. Wenn Sie Dokumente lieber lokal bearbeiten möchten, sollten die passenden Desktop-Anwendungen wie Word, Excel oder PowerPoint installiert sein.

Welche Funktionen Ihnen zur Verfügung stehen, hängt außerdem von den Berechtigungen und Richtlinien in Ihrem Unternehmen ab. So kann es sein, dass Freigaben, Bearbeitungsrechte oder das Anlegen neuer Bereiche eingeschränkt sind.

 👉Hinweis: Je nach SharePoint-Version, Microsoft-365-Plan und interner Konfiguration können einzelne Menüpunkte und Funktionen leicht abweichen.

SharePoint-Tutorial: 7 praktische Tipps für den Arbeitsalltag

Tipp 1: Dateien in SharePoint hochladen

Der erste Schritt in SharePoint ist meist das zentrale Ablegen von Dateien. So stellen Sie sicher, dass Dokumente nicht nur auf einem lokalen Rechner liegen, sondern für Ihr Team verfügbar sind.

Es gibt dafür zwei einfache Wege

Tipp 2: Dateien öffnen und bearbeiten

Sobald eine Datei in SharePoint liegt, können Sie sie direkt öffnen und bearbeiten. Dabei haben Sie in der Regel zwei Möglichkeiten:

• Öffnen in der Webversion
• Öffnen in der Desktop-App

Wenn Sie direkt auf die Datei klicken, öffnet sie sich meist zunächst in der Webversion der jeweiligen Anwendung. Über das Menü mit den drei Punkten können Sie häufig auswählen, dass das Dokument in der installierten Desktop-App geöffnet werden soll.

So funktioniert es:

1. Klicken Sie auf die gewünschte Datei.
2. Öffnen Sie bei Bedarf das Kontextmenü über die drei Punkte.
3. Wählen Sie „In App öffnen“ oder „In Desktop-App öffnen“.
4. Bearbeiten Sie das Dokument wie gewohnt.

Tipp 3: Änderungen in Echtzeit nachverfolgen

Eine der größten Stärken von SharePoint ist die gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten: Mehrere Personen können gleichzeitig an einer Datei arbeiten. Wenn ein Dokument geöffnet ist, sehen Sie meist oben rechts, welche Personen ebenfalls daran arbeiten. Je nach Anwendung erkennen Sie sogar, an welcher Stelle im Dokument gerade Änderungen vorgenommen werden. Somit brauchen sich Teams nicht mehr verschiedene Dateiversionen hin- und herschicken. Stattdessen arbeiten alle auf einer gemeinsamen, aktuellen Grundlage.

Tipp 4: Dokumente freigeben

Damit Kolleginnen und Kollegen auf Dokumente zugreifen können, müssen Sie Dateien gezielt freigeben. Das ist in SharePoint direkt über die Datei möglich.

So geben Sie ein Dokument frei:

1. Klicken Sie neben der Datei auf die drei Punkte.
2. Wählen Sie „Teilen“.
3. Geben Sie die gewünschten Personen ein oder nutzen Sie einen Freigabelink.
4. Legen Sie – falls möglich – fest, ob die Personen das Dokument nur anzeigen oder auch bearbeiten dürfen.
5. Versenden Sie den Link oder kopieren Sie ihn zur weiteren Verwendung.

Über die erweiterten Freigabeeinstellungen erhalten Sie meist einen genaueren Überblick darüber, wer bereits Zugriff hat und welche Rechte aktuell gelten.

Tipp 5: Den passenden SharePoint-Bereich erstellen

 In SharePoint können Sie nicht nur Dateien ablegen, sondern auch ganze Bereiche für Teams, Projekte oder Informationen aufbauen. Dafür stehen in der Regel zwei Website-Typen zur Verfügung: Teamwebsite und Kommunikationswebsite.

Tipp 6: ältere Versionen von Dokumenten wiederherstellen

Gerade bei gemeinsam bearbeiteten Dateien kann es vorkommen, dass Inhalte versehentlich geändert oder gelöscht werden. Dafür bietet SharePoint den Versionsverlauf.

Wenn die Versionsverwaltung aktiv ist, können Sie ältere Dokumentstände aufrufen und bei Bedarf wiederherstellen.

So öffnen Sie den Versionsverlauf:

1. Klicken Sie neben der Datei auf die drei Punkte.
2. Wählen Sie „Versionsverlauf“.
3. Prüfen Sie die vorhandenen Versionen.
4. Stellen Sie bei Bedarf eine frühere Version wieder her.

Tipp 7: Dateien auschecken

Wenn Sie zeitweise allein an einem Dokument arbeiten möchten, können Sie die Datei auschecken. Damit signalisieren Sie, dass das Dokument vorübergehend exklusiv bearbeitet wird. Das ist vor allem dann sinnvoll, wenn Sie größere Änderungen vornehmen, an sensiblen Dokumenten arbeiten oder vermeiden möchten, dass parallel andere Personen ebenfalls Anpassungen vornehmen. Auch dann, wenn eine klare Bearbeitungsverantwortung nötig ist, kann das Auschecken hilfreich sein.

So funktioniert das:

1. Klicken Sie neben der Datei auf die drei Punkte.
2. Öffnen Sie gegebenenfalls „Weitere“.
3. Wählen Sie „Auschecken“.
4. Bearbeiten Sie die Datei.
5. Anschließend checken Sie die Datei wieder ein, damit andere Personen wieder daran arbeiten können.
6. Optional können Sie einen Kommentar hinterlegen, was geändert wurde.

Zusätzliche Tipps für den Umgang mit SharePoint

Neben den sieben Grundfunktionen gibt es einige weitere Punkte, die SharePoint im Alltag besonders nützlich machen.

Kontaktformular

SharePoint und Microsoft 365 sinnvoll im Unternehmen nutzen

Sie möchten Microsoft 365 und SharePoint in Ihrem Unternehmen nicht nur bereitstellen, sondern so einsetzen, dass Zusammenarbeit im Alltag wirklich funktioniert? Wir unterstützen Sie dabei, digitale Strukturen praxistauglich aufzubauen. Kontaktieren Sie uns ganz einfach über das Kontaktformular.

FAQ