Meine ersten Schritte in der Automatisierung
Der erste Automatismus, den ich einführte, war die automatische Weiterleitung und Kategorisierung von E-Mails. Ich stellte fest, dass fast die Hälfte meiner Mails Routineanfragen oder einfache Bestätigungen waren, die ich nicht sofort selbst beantworten musste. Mit ein paar einfachen Regeln in meinem E-Mail-System konnten diese Mails automatisch sortiert und vorgefiltert werden. Dadurch gewann ich täglich 15–20 Minuten, die ich vorher damit verbrachte, diese Mails zu sichten.
Motiviert durch diesen kleinen Erfolg, automatisierte ich nach und nach weitere Aufgaben:
- Erstellung von Berichten: Durch Tools, die automatisch Daten aus unseren Systemen ziehen und verarbeiten, konnte ich Berichte automatisch generieren lassen. Früher brauchte ich oder ein Mitarbeiter Stunden dafür – heute klickt man auf einen Button.
- Planung von Aufgaben und Deadlines: Automatisierte Workflows helfen dabei, Aufgaben an meine Mitarbeiter weiterzuleiten und sie an Deadlines zu erinnern. Gerade bei komplexeren Projekten war das eine enorme Erleichterung, da wir nichts mehr übersehen und alle Schritte transparent sind.
Mit jedem Schritt in Richtung Automatisierung fühlte ich mich entlasteter und spürte, dass ich nun die Kontrolle über meine Arbeitszeit zurückgewinnen konnte. Der Stress sank spürbar, und ich konnte mich wieder den strategischen Herausforderungen widmen, die das Unternehmen wirklich voranbringen.
Warum Automatisierung keine Bedrohung, sondern eine Entlastung ist
Für viele Geschäftsführer fühlt sich der Gedanke, Routineaufgaben zu automatisieren, zunächst ungewohnt an. Da stellt sich die Frage: Ist Automatisierung nicht nur etwas für große Konzerne? Bedeutet Automatisierung, dass Arbeitsplätze überflüssig werden? Doch meine Erfahrung zeigt: Es ist genau das Gegenteil. Gerade für kleinere und mittelständische Unternehmen kann Automatisierung eine wertvolle Entlastung sein.
Routineaufgaben selbst zu erledigen, bindet enorme Kapazitäten – Kapazitäten, die für kreative und wertschöpfende Tätigkeiten fehlen. Indem wir diese Prozesse automatisieren, gewinnen wir nicht nur Zeit, sondern auch eine gewisse Freiheit zurück, die im Alltag oft verloren geht. Automatisierung ist kein Ersatz für wertvolle Mitarbeiter – sie befreit sie von Tätigkeiten, die weder kreativ noch motivierend sind.