5 Tipps für erfolgreiches Desk Sharing

Hybrides Arbeiten und Desk Sharing ist neuer Standard

Aus einer Studie des Frauenhofer Instituts in Kooperation mit der Organisation IAO und der Deutschen Gesellschaft für Personalführung e.V. geht hervor, dass deutsche Unternehmen hybrides Arbeiten endlich als Standard anerkennen. Es stellt sich dementsprechend nicht mehr die Frage, ob Hybrid Work möglich ist, sondern wie dieser New Work-Ansatz besser strukturiert werden kann. Denn mit dem freien Arbeitskonzept kann die Suche nach einem Bürotisch im Office zur Herausforderung werden. Per Definition gibt es bei „Desk Sharing“ oder „Hot Desking“ weniger physische Arbeitsplätze vor Ort als Angestellte. Trotz firmeninternen Bemühungen will es bei manch einem Arbeitgeber nicht so ganz klappen, die Mitarbeitenden effektiv auf alle verfügbaren Schreibtische aufzuteilen.

1. Analog aussortieren und digital als Standard einführen:  Überflüssige Unterlagen und Materialien vor Ort raus, digitale Ablagesysteme rein – mit OneNote, SharePoint oder OneDrive gelingt es.
2. Clean Desk Policy:  Alles, was täglich gebraucht wird, wie Locher oder Schere, sollte einen festen Platz erhalten. Außerdem ist es wenig effektiv, wenn jeder Mitarbeitende sein eigenes Material von Schreibtisch zu Schreibtisch mitnimmt. Am besten verteilen Sie die Materialien an gemeinsam genutzten Arbeitsplätzen. Die Policy zu Clean Desk könnte in Form einer Checkliste auf dem Arbeitsplatz liegen.
3. Gleiche Bedingungen:  Sie sollten jeden der flexiblen Arbeitsplätze identisch und gleichwertig qualitativ ausstatten. Docking Station, Bildschirme, Maus und Tastatur gehören zur Grundausstattung.
4. Raum für Individualität:  Damit der Shared Desk funktioniert, sollten Sie saubere und minimalistische Arbeitsplätze zur Verfügung stellen. Dennoch sollte Ihre Belegschaft die Möglichkeit haben, persönliche Gegenstände aufzubewahren – mit Spind oder Rollcontainer.
5. Planung ist das A und O:  Planen Sie die Belegung der geteilten Arbeitsplätze vorausschauend. Wer am Morgen einen freien Arbeitsplatz sucht, ist schnell genervt. Eine fluide All-in-One Applikation kann Abhilfe leisten, am besten in gängige Telefonie-Systeme wie Microsoft Teams integrierbar.

In Teams voll integriertes Desk Sharing

Die Medialine Group konnte in den letzten Jahren mit Desk Sharing das hybride Arbeiten des eigenen Teams effizienter strukturieren. Mit der neu entwickelten Applikation FlexiDesk können wir Ihnen nun bei Ihrer Hybrid Work-Strategie zur Seite stehen.

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