Schluss mit Belegchaos: So lassen sich Reisekosten und Mitarbeiterausgaben durchgängig automatisieren

Die Geschäftsreise ist vorbei. Der Kundentermin war erfolgreich, die Rückfahrt erledigt und eigentlich könnte das Thema damit abgeschlossen sein.

Eigentlich.

Wäre es nicht perfekt, wenn... sich nun die Hotelrechnung, das Bahnticket und der Taxibeleg direkt der Reise, der passenden Kostenstelle und dem jeweiligen Projekt zuordnen lassen? Wenn Reisezeiten, Pauschalen, Prüfung und Freigabe direkt  ineinander greifen? Sind die benötigten Informationen von Anfang an vollständig erfasst, ist es durchaus möglich, dass der Prozess schnell und nachvollziehbar bis in die Buchhaltung läuft!

Ein einzelner Vorgang ist überschaubar. Bei regelmäßigen Geschäftsreisen entfaltet ein klar strukturierter, digitaler Prozess seinen Nutzen besonders deutlich. Dabei kommt es auf viele Details an:

• Wie lange war der Mitarbeitende unterwegs?
• Wurde das Frühstück vom Hotel gestellt?
• Welche Pauschale gilt im jeweiligen Land?
• Wie wird eine Fremdwährung behandelt?
• Was passiert mit Kosten, die bereits vom Unternehmen bezahlt wurden?

Hinzu kommen interne Reisekostenrichtlinien, Kostenstellen sowie individuelle Prüf- und Freigabeprozesse.

Genau deshalb umfasst modernes Reisekostenmanagement weit mehr als das digitale Einreichen von Belegen.

Von einzelnen Belegen zu einem durchgängigen Reisekostenprozess

Entscheidend ist aus meiner Sicht, dass die relevanten Informationen bereits im Abrechnungsprozess strukturiert zusammenlaufen.

Reisezeiten, Belege, Pauschalen und Freigaben sollten bereits während der Abrechnung zusammengeführt werden. Dadurch können Regeln an der Stelle berücksichtigt werden, an der die Daten entstehen.

Für die praktische Umsetzung solcher durchgängigen Reisekostenprozesse setzen wir bei der Medialine Group auf Circula.

Geschäftsreisen werden mit Circula als digitale Reiseakten angelegt. Mitarbeitende erfassen beispielsweise Reiseziel, Zeitraum, Reisezeiten und Projektzuordnung über eine geführte Eingabe. Auf dieser Grundlage können Tagespauschalen automatisch berechnet und Mahlzeiten berücksichtigt werden. Auch Belege, Kategorien, Steuerinformationen und Kostenstellen werden innerhalb des Vorgangs zusammengeführt.

Das sorgt dafür, dass viele kleine Arbeitsschritte automatisiert ineinandergreifen und auch bei einer großen Zahl von Abrechnungen effizient verarbeitet werden können.

Circula unterstützt außerdem flexible Freigabeprozesse. Genehmigungen lassen sich beispielsweise nach Projekt, Betrag oder Rolle gestalten. Belegdaten können automatisiert erkannt und Kategorien oder Kostenstellen vorgeschlagen werden.

Der Nutzen entsteht vor allem im Zusammenspiel: Mitarbeitende werden bei der Abrechnung geführt und Finance erhält strukturierte Daten zur weiteren Verarbeitung.

Gerade bei komplexeren Reiseverläufen zeigt sich der Unterschied

Bei einer Bahnfahrt innerhalb Deutschlands mit einem einzelnen Beleg bleibt der Prozess meist überschaubar.

Besonders wertvoll wird ein durchgängiger Prozess bei mehrtägigen Reisen, Hotelrechnungen mit unterschiedlichen Steuersätzen, mehreren Reisezielen, Firmenwagen oder Auslandseinsätzen.

Auch Fremdwährungen und länderspezifische Pauschalen müssen dann berücksichtigt werden. Circula unterstützt automatische Währungsumrechnungen und berechnet Verpflegungsmehraufwände anhand der hinterlegten Richtlinien. Nach Angaben des Herstellers werden die relevanten Pauschbeträge entsprechend den jeweils geltenden BMF-Vorgaben berücksichtigt.

Auch bei der Einhaltung interner Reisekostenrichtlinien kann Automatisierung unterstützen. Circula setzt KI unter anderem ein, um Belegdaten auszulesen und bereits vor der Einreichung zu prüfen, ob alle erforderlichen Informationen vorliegen und die hinterlegten Richtlinien eingehalten werden.

Genau darin sehe ich den sinnvollen Einsatz von KI-gestütztem Ausgabenmanagement: Prüfungen werden frühzeitig in den Prozess integriert, Informationen stehen strukturiert zur Verfügung und Mitarbeitende sowie Finance gewinnen Zeit für die Aufgaben, bei denen ihre fachliche Aufmerksamkeit wirklich gefragt ist.

Reisekostenmanagement braucht mehr als Software

Damit die Einführung im Unternehmen funktioniert, muss die Lösung zum bestehenden Prozess passen.