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E-Rechnungspflicht: Was es jetzt zu beachten gilt

Seit dem 01. Januar müssen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Wir zeigen Ihnen, was Sie bei der E-Rechnungspflicht unbedingt beachten sollten.

Leonie Seidel
Jan 1, 2025

So setzen Sie die E-Rechnungspflicht um  

Für inländische B2B-Unternehmen gilt seit dem 01.01.2025 die Pflicht, E-Rechnungen empfangen, bearbeiten und archivieren zu können.
Diese sind an strukturierte, elektronische Formate gebunden, wie beispielsweise X-Rechnungen oder ZUGFeRD. Gescannte Papierrechnungen oder PDFs hingegen, gelten ab dem 01. Januar nicht mehr als zulässige, steuerlich absetzbare Rechnungen.
 
Viele Unternehmen müssen dafür ihre IT anpassen. Gerade kleinen Unternehmen fehlt hierfür jedoch das nötige Wissen. Trotz E-Rechnungspflicht sind viele somit noch nicht in der Lage, E-Rechnungen zu bearbeiten. Der Verstoß gegen die E-Rechnungspflicht kann jedoch erhebliche Folgen haben. Es ist somit höchste Zeit noch auf eine elektronische Verarbeitung von Rechnungen umzusteigen – wir zeigen Ihnen, wie Sie die Vorgaben der E-Rechnungspflicht einhalten können! 
 

 

Um der E-Rechnungspflicht gerecht zu werden, müssen E-Rechnungen von Unternehmen eingesehen, verarbeitet und archiviert werden können. In nur wenigen Schritten können Sie E-Rechnungen in Ihrem Unternehmen zeitnah implementieren: 
 
  1. E-Rechnungen einsehen 
    Die Rechnungen werden als XML-Dateien verschickt und sind dadurch nicht direkt interpretierbar. Ein Viewer ist notwendig, um diese in einem lesbaren Format darzustellen. Die meisten ERP- und Archivsysteme verfügen bereits über eine Viewer-Funktion. Sie müssen diese lediglich von Ihrem IT-Partner aktivieren lassen, um die Rechnungen ansehen, speichern und drucken zu können. 
     
     
  2. E-Rechnungen verarbeiten: Sobald Sie Ihre erhaltenen E-Rechnungen einsehen können, sollten Sie ebenfalls in der Lage sein, diese in Ihrem Buchhaltungssystem einzubuchen und zu verarbeiten. Um von den Vorteilen von E-Rechnungen zu profitieren, sollte das System außerdem dazu in der Lage sein, die XML-Datei automatisch zu interpretieren und weiterzuverarbeiten. Die meisten Systeme verfügen ebenfalls bereits über diese Funktion, sie muss lediglich vollumgehend genutzt werden. 
     
     
  3. E-Rechnungen archivieren: Teil der E-Rechnungspflicht ist ebenfalls eine Aufbewahrungspflicht der E-Rechnungen von zehn Jahren. Nach Erhalt und Verarbeitung der Rechnungen, sollten diese somit auf einem entsprechenden Datenträger gespeichert und für ein umfängliches Back-up gesorgt werden, um dieser Pflicht nachzugehen. Hier ist vor allem auch auf eine passende IT-Security-Lösung zu achten, um sämtliche Daten zu schützen. 

Wir unterstützen Sie bei der Umsetzung 

Der Umstieg auf eine IT-Landschaft, welche E-Rechnungen empfangen kann, ist zunächst nicht kompliziert. E-Rechnungen bieten durch ihre Automatisierung zahlreiche Vorteile für Unternehmen, welche über das notwendige technische Personal verfügen.

Aber: fehlt das erforderliche Know-how für die Implementierung, kann der Übergang für Unternehmen schnell sehr anspruchsvoll werden. Hier kommen wir ins Spiel – unsere Expertinnen und Experten verfügen über langjährige Erfahrung im Umgang mit Business Software und bringen das erforderliche Fachwissen in Ihr Unternehmen. Wir begleiten Sie in jedem Schritt Ihres Umstieges und stellen sicher, dass Sie alle Anforderungen der E-Rechnungspflicht erfüllen. 

 

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